RESUME MATERI REVIEW NHW #6 DAN TANYA JAWAB MATRIKULASI IIP DEPOK BATCH #2 SENIN 28 NOVEMBER 2016, PUKUL 20.00 – 21.00

REVIEW NHW #6

BELAJAR MENJADI MANAJER KELUARGA 🙋

Bunda, terima kasih sudah membuat beberapa kategori  tentang 3 hal aktivitas yang anda anggap penting dan tidak penting dalam hidup anda.

 Dalam menjalankan peran sebagai manejer keluarga, manajemen waktu menjadi hal yang paling krusial.

Karena waktu bisa berperan ganda, memperkuat jam terbang kita, atau justru sebaliknya merampasnya. Tergantung bagaimana kita memperlakukannya.

Masih ingat istilah DEEP WORK dan SHALLOW WORK?

 Dulu kita pernah membahas hal ini di awal-awal kelas. Tahapan-tahapan yang kita kerjakan kali ini adalah dalam rangka melihat lebih jelas bagaimana caranya shallow work kita ubah menjadi Deep Work.

 Kita akan paham mana saja aktivitas yang memerlukan fokus, ketajaman berpikir sehingga membawa perubahan besar dalam hidup kita.

1⃣. Refleksikan aktivitas dan kemampuan manajemen waktu kita selama ini

Menurut Covey, Merrill and Merrill (1994) cara yang paling baik dalam menentukan kegiatan prioritas adalah dengan membagi kegiatan kita menjadi penting-mendesak, penting-tidak mendesak, tidak penting-mendesak dan tidak penting-tidak mendesak .Menurutnya, segala hal yang kita kerjakan dapat digolongkan kedalam salah satu dari empat kuadran tersebut.

Agar lebih jelas , silakan teman-teman belajar memasukkan aktivitas-aktivitas yang selama ini kita lakukan dalam kategori kuadaran di bawah ini.

2⃣ Setelah aktivitas terpetakan, fokuslah pada hal-hal yang penting (baik mendesak atau tak mendesak) karena pada kegiatan yang penting inilah seharusnya kita mengalokasi paling banyak waktu yang kita miliki

3⃣ Rencanakan dengan baik semua aktivitas yang anda anggap penting

Kita akan kehabisan waktu, tenaga dan sering gelisah  jika kita sering melakukan kegiatan yang sifatnya penting dan mendesak.

Contoh : Mengumpulkan NHW matrikulasi itu anda masukkan kategori aktivitas Penting, karena kalau tidak mengumpulkan kita akan mendapatkan peluang tidak lulus.

 Sudah ada deadline yang diberikan oleh fasilitator. Andaikata kita memasukkannya ke kuadran 2, artinya kita akan masukkan NHW dalam perencanaan mingguan kita,  membuat hati lebih tenang.  Tetapi kalau tidak kita rencanakan, NHW itu akan masuk ke aktivitas kuadran 1, dimana penting bertemu dengan genting (mendesak) paling sering membuat kita gelisah di saat detik-detik terakhir deadline pengumpulan.

Kalau ini berlangsung terus menerus, maka kita akan cepat capek dan stress yang berlebihan karena terlalu sering dibombardir oleh masalah dan krisis yang datang bertubi-tubi. Jika ini terjadi, secara naluriah, kita akan lari ke kuadran 4. yang sering kali tidak memberikan manfaat bagi kita.

Idealnya, semakin banyak waktu yang kita luangkan di kuadran 2, secara otomatis akan mengurangi waktu kita di kuadran 1 dan 3, apalagi kuadran 4, karena dengan perencanaan dan persiapan yang matang, banyak masalah dan krisis yang akan timbul dikemudian hari dapat dihindari.

4⃣ Membuat kandang waktu ( time blocking) untuk setiap aktivitas yang harus anda kerjakan

Membuat agenda mingguan dan harian dengan mengaplikasikan teori *time blocking*dan *cut off time*KIta bisa membagi secara rinci aktivitas harian  dalam hitungan jam atau menit agar waktu tidak terbuang sia-sia

5⃣ Unduh Aplikasi atau buku catatan untuk membantu kita mengorganized semua jadwal kita

Saat ini ada banyak aplikasi organizer yang bisa membantu dan mengingatkan kita setiap saat.

Sampai disini mungkin ada diantara kita yang bertipe "unorganized" ( menyukai ketidakteraturan, termasuk waktu )

Sehingga muncul pertanyaan,

"Mengapa sih harus repot-repot dan sangat detail dengan manajemen waktu?"

Kalau menurut teori Cal Newport,

Semakin detail manajemen waktu anda, semakin bagus pula kualitasnya.

 Semakin bagus kontrolnya, semakin bagus pula efeknya.

Sekarang tinggal dipilih anda mau tipe yang organized shg menggunakan TIME BASED ORGANIZATION atau tipe yang unorganized dan menggunakan RESULT BASED ORGANIZATION

Kalau time based artinya kita akan patuh dengan jadwal waktu yang sudah kita tulis. Dan komitmen menerima segala konsekuensi apabila melanggarnya.

Apabila RESULT BASED ORGANIZATION anda perlu membuat pengelompokan kegiatan saja. Boleh dikerjakan kapanpun, selama Komitmen terhadap target/hasil yang sudah dicanangkan, bisa terpenuhi dengan baik.

Apapun tipe anda dan keluarga KOMITMEN tetap nomor satu.

Di Ibu Profesional,  manajemen waktu ini wajib dikuasai dan diamalkan  oleh para ibu sebelum masuk ke tahap bunda produktif.

 Kita perlu menekankan pentingnya membuat rencana kerja untuk setiap minggu dan setiap hari, dengan memprioritaskan aktifitas yang penting.

Dengan demikian diharapkan kita dapat menjadi lebih produktif tanpa lelah dan stress yang berlebihan.

Demi masa, semoga kita semua tidak termasuk golongan orang yang menyia-nyiakan waktu

Salam Ibu Profesional,

/Tim Matrikulasi Ibu Profesional/

Sumber Bacaan :

Materi Matrikulasi IIP batch #2 sesi #6, Ibu Manajer Keluarga handal, 2016

Hasil NHW#6, Peserta Matrikulasi IIP, 2016

Malcolm Galdwell, Outliers, Jakarta, 2008

Steven Covey, the seven habits, Jakarta, 1994

SESI TANYA JAWAB

Host :

Assalamualaikum teman2 semua... sy sindy bararianti... malam ini menggantikan mba ersita...

Sudah jam 8 lewat lgs aja kita mulai diskusinya ya teman2... mba diah sudah monitorkah?

Narsum :

🙋🏻 Selamat malam bunda2, kita akan membahas review NHW#6, silakan langsung aja jika ada pertanyaan

1⃣ Tria Novita

Selama ini saya merasa bukan org yg terbiasa dg jadwal. Sering saya buat penjadwalan, tetapi setelah itu saya biarkan mengalir saja. Satu yg saya pegang, hal penting & tidak mendesak alhamdulillah sebagian besar terlaksana.

Hanya terkadang, beberapa aktivitas yg tdk penting & tdk mendesak suka membuat saya terlena. Mungkin "kandang waktu" inilah yg harus saya tingkatkan yah?! 😊

Melihat saya yg seperti itu, apakah saya dikatakan RESULT BASED ORGANIZATION atau masih UNORGANIZED? 😁

Mohon jg penjelasan lbh detail ttg tipe result based organization itu..Tks 😊

➡Result based organization tidak membutuhkan penjadwalan waktu yg ketat, yang penting komitmen (target2nya) terpenuhi.

Misal, komitmen: hari kamis jam 9 pagi harus ada sekaleng krupuk udang matang merata di meja makan

Mau nggoreng krupuknya 3 hari/1 hari/bahkan 15 menit sebelum dateline ga masalah, mau saat itu lagi longgar atau qadarallah sakit kepala atau anak rewel ga jadi halangan, yg penting hari kamis jam 9 pagi sdh tersedia sekaleng penuh krupuk udang, matang merata tanpa ada yg bantat atau gosong di meja makan.

Nah kira2 mb tria masuk tipe yg mana nih,

Time based management (organized) atau Result based management (unorganized)? ✅

2⃣ Rita

Ingin menanyakan mbak

Bila kegiatan/kepentingan lebih banyak ada di kuadran 1, bagaimana cara me-manage waktu dan memilih prioritas? Karena semua dirasa penting dan sesuai visi hidup.

➡Mb Rita, aktivitas PENTING dan MENDESAK adalah kegiatan yg HARUS dilakukan SEKARANG/SAAT INI juga. Jika aktivitas tsb bisa ditunda berarti tidak termasuk ukuran mendesak.

Apakah semua aktivitas mb Rita di kuadran 1 betul-betul tidak ada yg bisa ditunda?

Kalo seperti itu maka menurut saya perlu kebesaran hati memilih bbrp aktivitas untuk ditunda pelaksanaannya, krn kalo kita terus menerus dlm kondisi ini kita akan sangat stress, ujung2nya malah mogok, ga ada yg dikerjain satu pun karena capek fisik, capek pikiran.

Idealnya jika kuadran 1 penuh, geser sebagian ke kuadran 2, begitu kuadran 2 penuh, delegasikan sebagian aktivitas kuadran 1/2 ke kuadran 3 ✅

3⃣ Ika

Bagaimana cara membuat jadwal berdasarkan Result Based Organized? karena jadwal yang biasa dibuat berdasarkan waktu, saya belum punya bayangan cara membuat berdasarkan RBO ini. Lalu, darimana saya bisa menyadari bahwa kami sekeluarga lebih cocok menggunakan yang berdasarkan time atau result? Jika kami berempat berbeda cara, apakah harus ada 4 jadwal?

Terima kasih

➡Caranya tinggal kelompokkan saja kegiatan2 tsb mb Ika, lalu dibuat target2nya (batas waktu, kualitas pencapaian, dll) dan penuhi komitmennya.

Mau kapan dikerjakan terserah (tdk perlu perencanaan waktu) asal komit thd target2 yg sdh dibuat. Lihat contoh di jawaban no.1 ya..

Untuk tahu mana yg lbh cocok, silakan mb Ika lakukan 1 aktivitas dg 2 cara, menggunakan perencanaan waktu (time based) dan result based, nanti dievaluasi mana yg lebih nyaman dilaksanakan 😊

Jika dalam 1 keluarga memiliki tipe yg berbeda tidak jadi masalah selama masing2 memegang komitmen.

Mohon dibaca kembali review NHW#6 poin 5 ✅

4⃣ Nira

Managerial waktu dan kegiatn komitmen yang sudah disepakati oleh keluarga terkadang terhambat dari anggota keluarga kita , misal anggota keluarga yang terkecil, atau yang terbesar, atau suami . pusnisment  apa yang bisa kita berikan , dan apakah pusnisment dibedakan sesuai usia,  yang melanggar komitmen, dan punishment itu membuat semangat kita kembali menyepakati komitmen.

➡Mb Nira, saya pribadi lbh menyukai terminologi konsekuensi drpd hukuman (punishment).

Sebelum melakukan kegiatan bersama,  saya dan keluarga biasanya bersepakat terlebih dahulu mengenai detil kegiatan (waktu, jenis, org yg terlibat dsb), termasuk konsekuensi yg harus ditanggung msg2 anggota keluarga jika melanggar kesepakatan tsb. Bentuk konsekuensinya juga harus SMART , msh ingat kan kepanjangannya?✅

5⃣ Ratri

Ketika sdh membuat kandang waktu & cut off time, berarti selesai atau tdk rutinitas hrs berhenti. Saya masih kepikiran ttg waktu yg habis di kantor pdhal kurang produktif, sedangkan anak dititip di daycare dan pekerjaan domestik blm sepenuhnya selesai. Bagaimana menyiasatinya ya sedangkan waktu yg dikandangkan cm kebagian sedikit dan badan punya hak istirahat??

➡Betul Mb Ratri, kita bukanlah supermom yg sanggup bersiaga 24jam. Karenanya saat aktivitas rutin dirasa terlalu membebani, belajarlah untuk mendelegasikan bbrp diantaranya, bisa kpd suami, anak, art atau tenaga profesional.

Waktu di kantor sepertinya perlu di highlight mba, jika memang habis untuk kegiatan yg kurang produktif berarti sdh saatnya untuk diubah menjadi aktivitas dinamis yg bisa menambah jam terbang menuju tercapainya misi hidup mb Ratri, semoga berhasil ya ✅

6⃣ Poppy

Saya ingin bertanya berkaitan dengan jadwal Rutin dan Dinamis...

Saat ini anak saya masih usia 4thn. Sejak saya resign dari kerja fulltime, anak selaluu saya ajak disetiap aktivitas saya diluar rumah. Sepanjang hari, dimanapun kami saat itu, saya usahakan kebutuhan dasar anak (seperti makan&tidur siang) terpenuhi.

Pertanyaan saya: yg seperti ini benar atau salah?? 😧 Sering saya berpikir, kenapa jadi anak saya yg mengikuti dan memahami jadwal ibunya,ya.... Bukankah ibunya yg harus menyesuaikan kemauan anak2?

Contoh: anak saya masih ingin bermain sendiri d dalam rumah, tapi agenda seharusnya saya keluar rumah. Jadi yg terjadi seringkali adalah saya meloby dia sebisa mungkin untuk ikut saya..  😧🙏 mohon sarannya krn sering saya merasa bersalah.

➡Tergantung apa prioritas Mb Poppy saat ini, anak ikut aktivitas ibu atau ibu yang ikut aktivitas anak ?

Pemilihan mana aktivitas yg penting/tidak penting disini sifatnya sangat personal dan subyektif ya, tiap org berbeda.

Kalo saya boleh menambahkan sedikit, kebutuhan dasar untuk anak selain makan dan istirahat adalah juga pemenuhan akan fitrah2nya, semoga kita tidak melupakan hal tersebut 😘 ✅

7⃣ Wiwit :

Di NHW 6 ini saya mempelajari bahwa :

"Jadikan aktifitas penting menjadi aktifitas dinamis sehari2 utk memperbanyak jam terbang"

Mohon perkenan penjelasan dr tim fasil tercinta, krn saya msh blm paham Apa yg dimaksud aktifitas dinamis

Yg membedakan menjadi aktifitas rutin?.

Misal sy rutin membaca buku setiap malam (yg saya anggap sbg jam terbang). Jazakumullah khairan katsiraa 😊🙏🏼

➡Aktivitas rutin: adalah aktivitas yang mau tidak mau, suka tidak suka harus kita selesaikan dan akan terus selalu ada.

Aktivitas dinamis : aktivitas yang selalu kita kerjakan dengan mata berbinar, karena kita sangat suka, dan bisa terus bervariasi dari hari ke hari, karena banyaknya ide yang bermunculan setiapkali mengerjakan hal tersebut.

Setiap org tdk sama dlm menentukan jenis aktivitas tertentu, aktivitas rutin bagi seseorang bisa jadi adalah aktivitas dinamis bagi orang lain.

Jika membaca buku tiap hari membuat mb Wiwit berbinar dan menimbulkan banyak ide baru bermunculan maka sdh jelas ya itu termasuk aktivitas yg mana 😊✅

8⃣Laela

Jika kita sudah membuat schedule harian kita sudah membuat kandang waktu ,kadang schedule berantakan ketika anak rewel,dan untuk menyelesaikan itu butuh kesabaran dan waktu yg lumayan bisa mengambil.porsi jadwal rutin, kadang hal itu malah bikin ibu nya ikut ikut tantrum 😁,karena akhirnya yg tadinya masuk ke kategori 2 jd maju ke kategori 1 dikejar deadline

Padahal komitmen awal prioritas utk anak dbanding kegiatan apapun, bagaimana menyikapi hal ini? Utk memanage waktu ulang ketika tiba tiba harus berdiskusi lama dengan anak utk meredam rewelnya?

➡Mb Laela, jika prioritas terdepan adalah untuk anak, maka butuh kesungguhan dan komitmen untuk memenuhi hal tsb. Akan lebih baik jika suami turut terlibat dalam penentuan prioritas ini.

Jadi jika ada sesuatu yg mendesak sehingga beresiko menggeser kegiatan yg lain, semua pihak bisa legowo atas kondisi tsb, tapi bukan berarti kita membiarkan diri 'disetir' oleh anak ya.

Salah satu tipsnya: Sering2lah mempraktekkan materi komunikasi produktif dg anak, sehingga kita tidak perlu menghabiskan waktu untuk meredam rewelnya✅

9⃣Arssy

Bagaimana cara kita buat konsisten dgn waktu,jadwal yg kita buat......

Klo keadaan sedang tidak memungkinkan (misal anak dlm keadaan sakit)

Dmn kita smua handle sndiri tanpa art dgn 2 anak balita.

Yg ada biasanya di akhir anak sakit kerjaan rumah numpuk bukan main. Mksh

➡Mb Arssy, ada kalanya kondisi tidak berjalan sesuai jadwal yg sdh kita susun,  yaitu saat darurat spt keluarga yg tetiba sakit.

Yang saya lakukan pd kondisi ini adalah segera menetapkan prioritas saat itu, misal mengurus anak yg sakit, adapun aktivitas lain sebisa mungkin saya delegasikan untuk sementara waktu supaya tdk menumpuk di kemudian hari.

Yang biasanya setiap hari nyuci setrika sendiri, sementara masukkan ke laundry, ambil catering/beli makanan jadi, dsb.

Jika tdk bisa mendelegasikan aktivitas, maka sederhanakan aktivitas tsb, misal nyuci doang setrika yg perlu2 aja atau ganti menu masakan dg yg tinggal cemplang cemplung dsb ✅

Alhamdulillah 9 pertanyaan yg masuk sudah terjawab..

untuk selanjutnya masih dibuka kesempatan teman2 jika masih ada yg bertanya.

Atau teman-teman yg ingin menanggapi jawaban2 diatas..

sesi diskusi bebas

Tria: Jd mba diah, apakah salah jika kita terbiasa dg yg RBO? Mestikah kita belajar jg yang TBO?

➡Tidak ada yg salah/benar dg ke 2 metode tsb mb tria, pilih mana yg nyaman dilaksanakan, yg terpenting penuhi komitmennya

Ada baiknya mencoba keduanya, lalu dievaluasi, mana yg lbh efektif dan memberikan hasil lbh maksimal

Saya pribadi selama ini nyaman dg RBO krn tergolong last minute person, sejujurnya saya suka menunda2 pekerjaan 😅

Setelah saya coba TBO, awalnya susaaah krn harus komitmen dg waktu, mengalahkan kemalasan yg sdh berkerak 😝

Setelah dievaluasi hasilnya memang lbh baik dg TBO, skrg tinggal mencari cara mengalahkan kemalasan tsb ✊🏼

Nana: Kalau misal di jadual harian, udah selesai dari target cut off time, sebaiknya apakah sisa waktu yang ada di lanjutkan ke aktivitas berikutnya, atau free activity ke kita mba?

Tria: Saya dl pernah TBO mba diah. Tp kok saya ngerasa lbh stres kayak dikejar2 waktu 😂.

Mungkin bs dicoba lg yah 😊

➡Nyamannya mb tria yg seperti apa?

Selama tidak mengganggu komitmen waktu selanjutnya silakan aja

Nana : Skrg jadual aku coba tempel di tempat yang selalu dibaca, mudah-mudahan bisa lebih disiplin 🙏

➡Aaminn. Semangaaat mb nana ✊🏼

Diyan: Jd inget waktu SD buat jadwal kegiatan harian n ditempel☺

Poppy : mba diah, saya juga jadi mau nanya lagi.. 😁. Utk saat ini krn anak blm sekolah, jd menurut saya prioritasnya anak ikut aktivitas ibu...

lalu menghilangkn rasa bersalahnya spt rasa tidak enak sama anak, bagaimana? misalnya krn subuh2 sudah harus mandi karena mau ke tempat eyang.. Padahal anaknya masih enak tidur.

➡Kalo sdh menetapkan prioritas berarti tinggal kesungguhan dan komitmen mb pop, semua resiko dan konsekuensi seharusnya sdh sanggup ditanggung termasuk rasa bersalah 😊

Zy: Justru bagus menurut saya.. membiasakan bangun subuh, mandi saat subuh bagus lho untuk kesehatan, apalagi kalo diajarkan sholat subuh.. wah tambah kereen..

Poppy: baik mba diah, mba zy.. terimakasih jawabannya ya..

Teman-teman waktu sudah menunjukkan pukul 21.02.

Maka kita akhiri saja diskusi Review NHW#6 ini dengan mengucap hamdallah bersama. Alhamdulillah..

Terimakasih Mba Diah atas review nya.

Diah

Terimakasih semua.. saya undur diri dulu, mhn maaf atas segala kekurangan, kita ketemu lg besok pagi in syaa allah dg materi baru 🙋🏻

Wabillahi taufik wal hidayah wassalamualaikum warramatullahi wabarakatuh 🙏🏼

Host : Poppy

Co-host : Bara

Narsum : Diah